איך מנהלים משא ומתן מוצלח?

אנשים רבים, ועורכי דין בכללם, מנהלים מו"מ באופן חובבני. בהליכי מו"מ יש מהלכים שצריך לנהל אותם באופן כמעט מדעי. במיוחד נכונים הדברים כאשר פועלים באירועי משבר.

כמי שנחשב לאחד מבכירי עוה"ד בישראל, יודע עו"ד אורי קינן, מבכירי עורכי הדין, כי הצלחה של משא ומתן קמה ונופלת על תכנון מוקדם.

"משא ומתן הוא גם אומנות וגם מדע, הדורש שילוב של הכנה אסטרטגית, אינטליגנציה רגשית ומעורבות טקטית. הן במישור המקצועי והן במישור האישי, היכולת לנהל משא ומתן ביעילות יכולה להוביל לשיפורים משמעותיים בתוצאות, החל מהשגת הצעות עבודה טובות יותר ועד לפתרון סכסוכים באופן ידידותי. מאמר זה מרכז את תמצית המשא ומתן לעשרה טיפים בסיסיים, המבוססים על עצות מומחים וניסיון מעשי. בין אם אתם מנהלי משא ומתן מנוסים המעוניינים לחדד את כישוריכם ובין אם אתם חדשים בתחום המבקשים לנווט את המשא ומתן הראשון שלכם, תובנות אלו יציידו אתכם בידע הדרוש לגשת למשא ומתן בביטחון ונינוחות. באמצעות הבנת נוף המשא ומתן, הכנה קפדנית, מעורבות יעילה והתבוננות עצמית לאחר כל חוויה, תוכלו לשלוט באומנות המשא ומתן ולהשיג הצלחה במשאים ומתנים שתנהל" מסביר עו"ד קינן.

הבנת יסודות המשא ומתן
"בלב כל משא ומתן טמון עיקרון הנתינה והקבלה" אומר עו"ד קינן ומסביר "תפיסה בסיסית זו מדגישה את חשיבות הפשרה והגמישות בהשגת הסכם המיטיב עם שני הצדדים. יסודות המשא ומתן מתחילים בתקשורת ברורה, שבה כל צד מביע את צרכיו, רצונותיו ומגבלותיו באופן פתוח ומכבד. חשוב מאוד שנושאים ונותנים יקשיבו באופן פעיל, תוך שהם מפגינים הבנה לנקודת המבט של הצד השני, מה שתורם לאווירה של שיתוף פעולה ולא של עימות".

מרכיב מפתח נוסף הוא הכנה. לפני כניסה למשא ומתן, יש לחקור היטב את הנושא הנידון, להבין את האינטרסים של הצד השני, ולזהות הן את הוויתורים האפשריים של עצמו והן של הצד השני. הכנה זו מניחה את התשתית לקביעת יעדים ריאליים ופיתוח גישה אסטרטגית למשא ומתן.
מומלץ מאוד להכין תרשומת של המו"מ, לאסוף נתונים על הצד השני. יש הבדל בין ניהול תיק מול גוף ציבורי או ניהול מו"מ מול גוף פרטי או מסחרי, לכן כדאי לבדוק ולוודא לאן הצד השני מעוניין להגיע, מה החולשות ומה החוזקות שלו.

עקרונות ניהול משא ומתן יעיל על פי עורך הדין אורי קינן
משא ומתן יעיל מתחיל הרבה לפני שהצדדים מתיישבים לשולחן הדיונים.

"הבסיס למשא ומתן מוצלח הוא הכנה יסודית, הכוללת מספר צעדים קריטיים" אומר קינן ומרחיב.
ראשית, הכנת שיעורי בית מקיפה היא הכרחית. זה כולל מחקר לא רק של הנושאים שיידונו, אלא גם של האנשים המעורבים במשא ומתן. הבנת הרקע שלהם, היסטוריית המשא ומתן שלהם והאינטרסים האפשריים שלהם מספקת יתרון אסטרטגי.

הגדרת יעדים ברורים היא הצעד המרכזי הבא.
ידיעה מדויקת מה מקווים להשיג מהמשא ומתן עוזרת בניסוח אסטרטגיה קוהרנטית. "חשוב להציב יעדים מציאותיים תוך כדי הכנה לגמישות. יעדים אלו צריכים להיות ספציפיים, מדידים, ניתנים להשגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן".

קביעת גבולות ברורים.
ידיעה מראש של הגבולות של מה שמקובל ומה שלא יכולה לעזור בהכוונת תהליך המשא ומתן בצורה יעילה. הכנה זו כוללת ציפייה לדרישות הצד השני והכנת הצעות נגד וויתורים שאדם מוכן לעשות.
לבסוף, הכנת רשימה של שאלות מנחות יכולה לעזור לחשוף את האינטרסים והעמדות האמיתיות של הצד השני.

שאלות כאלה צריכות להיות פתוחות כדי לעודד דיון ולחשוף מידע שיכול להיות מכריע בהשגת הסכם.
"למעשה, הכנה היא הבסיס שעליו נבנים משאים ומתנים מוצלחים. היא מציידת את המנהלים במשא ומתן במידע, בהירות וגמישות הדרושים כדי לנווט את תהליך המשא ומתן המורכב בצורה יעילה" מסכם עו"ד קינן.

מעורבות: טקטיקות וטכניקות במהלך משא ומתן
מעורבות אפקטיבית במשא ומתן דורשת שילוב של תושייה טקטית ומיומנויות בין-אישיות. לאחר הנחת עבודת ההכנה, המיקוד עובר לתהליך הפעיל של המשא ומתן, שבו טקטיקות וטכניקות ממלאות תפקיד מכריע בניווט לעבר תוצאה מוצלחת.

אחת הטכניקות המרכזיות היא הקשבה אקטיבית
.
זה חורג מהאזנה סתמית למילותיו של הצד השני; זה כרוך בהבנת המשמעות הבסיסית, הרגשות והכוונות. הקשבה אקטיבית מסייעת בבניית קרבה, חשיפת אינטרסים סמויים ומציאת בסיס משותף.
השימוש בשאלות מנחות, כפי שהוכנו מראש, הופך לכלי במהלך המעורבות.

שאלות אלו צריכות להיות מכוונות להבהרת עמדות, לחקור אינטרסים ולחקור פתרונות. שימוש מיומן בשאלות יכול לכוון את המשא ומתן לכיוונים בונים, תוך קידום הבנה מעמיקה יותר של נקודת מבטו של הצד השני.

שימת לב לשפת הגוף ולרמזים הלא מילוליים היא היבט קריטי נוסף.

שפת גוף יכולה לעתים קרובות לחשוף יותר על רגשותיו האמיתיים וכוונותיו של מנהל משא ומתן מאשר דבריו. התבוננות ברמזים אלו יכולה לספק תובנות חשובות, המאפשרות להתאים את הטקטיקות בהתאם.

יצירת אווירה חיובית כבר מההתחלה יכולה גם היא להשפיע באופן משמעותי על מסלול המשא ומתן. התחלה בברכה ידידותית, שמירה על קשר עין ואימוץ עמדה שיתופית ולא עימותית יכולים לקבוע טון חיובי לדיאלוג בונה.

לאורך כל שלב המעורבות, שמירה על מיקוד ונכונות להסתגל היא בעלת חשיבות עליונה. נוכחות והתרעה נפשית מאפשרות קבלת החלטות טובה יותר ויכולת תגובה מהירה לטבע הדינמי של משא ומתן.

לסיכום, מעורבות מוצלחת במשא ומתן תלויה ביישום אפקטיבי של טקטיקות וטכניקות ספציפיות.
אלו כוללים הקשבה אקטיבית, שאילת שאלות אסטרטגיות, התבוננות ברמזים לא מילוליים, ועידוד סביבת אינטראקציה חיובית, שכולם נתמכים על ידי גישה ממוקדת וגמישה.